Türk mühendisleri tarafından geliştirilen, İçişleri Bakanlığı onaylı yazılım ile ilk kez bir genel kurul toplantısı elektronik ortamda gerçekleştirildi.
Türk mühendisleri, geliştirdikleri teknoloji çözümüyle Türkiye’de bir ilke daha imza attı. Sivil toplum kuruluşlarının fiziksel olarak yaptıkları genel kurul toplantılarını dijitalleştirerek elektronik ortama taşıyan bir e-genel kurul yazılımı geliştirildi.
BİTES Savunma, Havacılık ve Uzay Teknolojileri tarafından geliştirilen ve “BizBize E-Genel Kurul” ismi verilen platformla ilk e-genel kurul toplantısını da 17 Kasım’da Kamu Üniversiteleri Daire Başkanları Dayanışma Derneği düzenledi. 228 üye sayısına sahip dernek, genel kurulunu dijital ortamda yaptı.
117 üyenin katıldığı e-genel kurul toplantısı yaklaşık 3,5 saat sürdü. e-Genel kurula katılan üyelerin yoklamaları otomatik olarak alındı. Toplantıda katılımcı listesi otomatik oluşturuldu ve bilgiler toplantı sonrası hazırlanan rapora yine otomatik olarak eklendi.
BizBize E-Genel Kurul’da bulunan “divan kurulunu seçme” özelliğiyle kurul oluşturuldu. Asil ve yedek olmak üzere yönetim ve denetim kurullarına ait üyeler ise yine sistem üzerindeki oylama özelliğiyle belirlendi. Ayrıca sistemin sunduğu “serbest oylama” ve “çoktan seçmeli oylama” özellikleriyle yönetim giderlerinin ibrası, noter ve kırtasiye harcamalarına ilişkin toplam giderler oylanarak fikir birliğine varıldı.
Divan kurulu üyeleri, genel kurul sonunda otomatik oluşturulan rapor ile birlikte e-imza sertifikalarını kullanarak imza işlemini gerçekleştirdi. Oylamaların tamamı gizli gerçekleştirilirken sistem içinde bulunan “dilek ve temenniler” özelliğiyle üyeler duygu ve düşüncelerini paylaşabildi.
Dünyanın her yerinden genel kurula katılım
Güvenli teknik altyapısı ve fonksiyonel özellikleriyle sivil toplum kuruluşlarının genel kurullarını elektronik ortama taşıyan BizBize E-Genel Kurul, zaman ve mekan kısıtlamalarını ortadan kaldırırken kullanıcılarına eksiksiz ve güvenli bir hizmet sunuyor.
Yüz yüze gelmeye gerek kalmadan düzenlenen e-genel kurullar sayesinde bulaş riski de ortadan kalkıyor. Efektif zaman yönetimi, kaynak tasarrufu ve maliyet etkin özellikleriyle ön plana çıkan e-genel kurul platformu, kullanıcılarına ekonomik bir olanak sağlıyor.
Mobil cihazlarla uyumlu çalışabilen sistem sayesinde yalnızca Türkiye’nin değil, dünyanın her yerinden anlık çevrim içi genel kurullar düzenlenebiliyor.
“e-Genel kurul ile maliyetimizi azalttık”
Kamu Üniversiteleri Daire Başkanları Dayanışma Derneği Başkanı Mevlut Bahçevan, Derneğin Hakkari’den Edirne’ye kadar tüm kamu üniversitelerini kapsadığını söyledi.
Derneğin kuruluşunun ardından üye sayılarının arttığını belirten Bahçevan, şöyle konuştu:
“Biliyorsunuz derneklerde genel kurul yapmak gerekiyor. Biz bu genel kurulu yapmak istediğimiz zaman ciddi bir zorlukla karşılaştık. Tüm üyelerimiz Türkiye geneline dağıldığı için üyelerimizi derneğimizin merkezi olan Gaziantep’te toplamamız hem zaman hem maliyet açısından ciddi külfet getirecekti. Bunu kara kara düşünürken internette bir araştırma yaptım. BizBize E-Genel Kurul olduğunu, böyle bir site bulunduğunu gördüm. Yetkililerle irtibata geçtim, bilgi sahibi oldum. Çok sıcak bir karşılamayla açıklayıcı, tatmin edici bilgiler verdiler. Bu bilgileri yönetim kurulundaki arkadaşlarla istişare ettik. Böyle bir programın olduğunu bunun bize ciddi manada zaman ve maliyet açısından fayda sağlayacağını gördük. Sonra bu programı kullanmak için karar aldık. İlk e-genel kurulu yapma şerefine de nail olduğumuz için derneğimiz adına onur duyuyorum.”
Üyelerinin de bu uygulamadan çok memnun kaldıklarını dile getiren Bahçevan, şunları kaydetti:
“Çünkü kendi ofislerinde, şehirlerinde hiçbir zahmete katlanmadan bu toplantıya iştirak ettiler ve dijital imza ve onayla bu genel kurul kararlarını onayladılar. e-Yönetim Kurulu da olursa çok güzel olacağını düşünüyorum çünkü yönetim kurulu toplantıları daha sık yapılıyor, genel kurul gibi değil. Bu açıdan programı beğendik, kullandık, kullanılmasını tavsiye ediyoruz. Yol haritamızda tüm e-genel kurul toplantılarını BizBize E-Genel Kurul programını kullanarak yapmayı düşünüyoruz ve yönetim kurulunda da bu kararı aldık. Tüm üyelerimi Gaziantep merkezde toplamaya kalksaydım yaklaşık 100 bin lira maliyet olacaktı ama bunu çok cüzi miktarla gerçekleştirmiş olduk.”
Dernek yönetimlerinin hata yapmasını da engelliyor
BİTES Savunma, Havacılık ve Uzay Teknolojileri Genel Müdürü Uğur Coşkun, Kovid-19 salgınıyla birlikte milli altyapılar kullanılarak bir video konferans sistemi geliştirdiklerini söyledi.
Böyle bir ortamda dernek genel kurullarının yapılmasını, çok sayıda dernek üyesinin bir araya gelmesini sağlamak için çözüm geliştirdiklerini vurgulayan Coşkun, genel kurulun yapılmasından burada alınan kararlar ve sonuçların İçişleri Bakanlığı sistemine kaydedilmesine kadar uzanan uçtan uca otomatik bir altyapı oluşmasına vesile olduklarını ifade etti.
Coşkun, Kamu Üniversiteleri Daire Başkanları Dayanışma Derneğinin de genel kurulunu bu uygulamayla dijital olarak gerçekleştirdiğini bildirdi.
Bu uygulamanın dernek faaliyetlerinin şeffaf, denetlenebilir, hızlı, pratik şekilde yürütülebilmesine katkı sağladığına dikkati çeken Coşkun, şöyle konuştu:
“Ayrıca genel kurulun bu şekilde yapılması seyahat, konaklama masraflarının ortadan kalması, salgın dönemlerinde vakaların artmasının önüne geçilmesi gibi faydalar sağlayacak. Yazılımımız internetten arama motorlarıyla erişilebilir ve yine internetten kolayca temin edilebilir durumda. Kullanımla ilgili detaylı eğitim sistemleri de oluşturduk. Hiç bilmeyen biri bile genel kurul gündemi oluşturup toplantı yapabilir. Kolay erişilebilir olması, kullanıcıyı yönlendirmesi, genel kurulda uyulması gereken tüm süreçleri içeriyor olması, bunlara ilişkin yönlendirmeler yapması gibi avantajlara sahip. Bu sayede dernek yöneticilerinin prosedürlere ilişkin hata yapmalarının da önüne geçiliyor. Dernekler internetten uygulamayı temin edip kendi genel kurullarını yapabilir durumdalar.”
Uğur Coşkun, gelecek dönemde şirket genel kurullarına yönelik benzer ihtiyaçları da karşılamayı amaçladıklarını kaydetti.
